Registros públicos en Estados Unidos: dónde están y cómo buscarlos
En Estados Unidos los registros públicos no están en una sola base de datos: los tribunales federales usan PACER, los estados guardan actas civiles y licencias, y cada condado registra propiedades, gravámenes y casos locales; para encontrar un registro hay que saber qué oficina lo creó. Esta guía explica cómo está organizado el sistema, qué oficina guarda cada tipo de registro, cómo pedir lo que no está en línea y qué dice la ley sobre el uso de esa información. Al final encontrará todas nuestras guías en español y las fuentes oficiales en español. Información general, no asesoría legal.
En resumen
Un registro público vive en la oficina que lo creó. Los casos de las cortes federales y las quiebras están en PACER; los casos civiles, de familia y de reclamos menores, en la corte del condado o del estado; las escrituras, hipotecas y gravámenes, en el registrador del condado; las actas de nacimiento, defunción y matrimonio, en la oficina del registro civil del estado; las empresas y las declaraciones UCC, en la Secretaría de Estado. Lo que no está en línea se pide por escrito con la ley de acceso a registros que corresponda. Y que un dato sea público no significa que se pueda usar para cualquier cosa: la ley federal limita, por ejemplo, las decisiones de empleo, vivienda, crédito o seguros. Nosotros hacemos búsquedas de personas y bienes en registros públicos para quien tiene un propósito legal y un dato real de la persona.
Ver: Registros públicos en EE. UU.: dónde están y cómo buscarlos
¿Qué son los registros públicos (public records) en EE. UU.?
Son los documentos que crean o guardan las oficinas del gobierno (cortes, condados, estados, agencias federales) y que la ley permite consultar al público, con excepciones.
En inglés se dice “public records”, y muchos hispanohablantes en Estados Unidos dicen simplemente “records públicos”. La idea es la misma: un expediente de la corte, una escritura inscrita en el condado, un registro de empresa o un acta del registro civil que la ley pone a disposición del público. Cada nivel de gobierno tiene sus propias reglas de acceso. En Florida, por ejemplo, la ley estatal (Florida Statutes, sección 119.01) dice que es política del estado que todos los registros estatales, del condado y municipales estén abiertos a la inspección y copia de cualquier persona; el Condado de Orange lo explica en español en su página de registros públicos.
Público no quiere decir que todo esté en internet, ni gratis, ni sin límites. Hay registros sellados o restringidos, datos que la ley protege (como la información de los registros de vehículos o de las cuentas bancarias) y registros que existen solo en papel en la oficina que los creó. También hay que distinguir entre la copia oficial que expide la oficina y el resultado de un sitio comercial de búsqueda de personas, que junta datos de muchas fuentes y puede mezclar a personas con el mismo nombre.
¿Cómo están organizados: federal, estatal y de condado?
En tres niveles: el federal (cortes y agencias de EE. UU.), el estatal (registro civil, empresas, licencias) y el del condado (propiedad, gravámenes y la mayoría de los casos judiciales).
Nivel federal. Las cortes federales (de distrito, de apelaciones y de quiebras) guardan sus expedientes en el sistema electrónico que se consulta en PACER. Las agencias federales guardan sus propios registros, que se pueden pedir con la Ley de Libertad de Información (FOIA). Los Archivos Nacionales conservan registros históricos, como censos y expedientes militares.
Nivel estatal. Cada estado tiene su oficina del registro civil (nacimientos, defunciones, matrimonios y, en algunos estados, divorcios), su Secretaría de Estado u oficina equivalente (empresas, funcionarios, agentes registrados y declaraciones UCC), sus juntas de licencias profesionales, su oficina de propiedad no reclamada y su propio sistema de cortes, que muchas veces tiene un portal para buscar casos.
Nivel del condado. Aquí vive la mayor parte de lo que la gente busca: el registrador (recorder) o secretario del condado (county clerk) inscribe escrituras, hipotecas y gravámenes; el asesor (assessor) lleva el padrón de propiedades y sus valores; y la corte del condado guarda los casos civiles, de familia y de reclamos menores. Por eso una búsqueda que ignora en qué condados vivió una persona suele quedarse corta.
¿Qué tipo de registro necesito y quién lo guarda?
Cada tipo de registro tiene una oficina responsable; esta tabla le dice a dónde ir y qué puede (y qué no puede) decirle cada uno.
| Registro | Quién lo guarda | Qué le dice | Qué no le dice |
|---|---|---|---|
| Casos de cortes federales y quiebras | Cortes federales, vía PACER | El expediente del caso y los documentos presentados. | Los casos de las cortes estatales, ni lo sellado. |
| Casos civiles, de familia y de reclamos menores | La corte del condado o del estado | Demandas, fallos, divorcios y las direcciones que constan en ellos. | Casos de otros condados, si no busca allí. |
| Escrituras, hipotecas y gravámenes | Registrador o secretario del condado | Quién es dueño de qué y qué cargas pesan sobre la propiedad. | Propiedades en otros condados o a nombre de terceros. |
| Valor e impuestos de la propiedad | Asesor y tesorero del condado | El dueño registrado, la dirección de la parcela y su valor. | Quién vive en la casa. |
| Nacimientos, defunciones y matrimonios | Oficina del registro civil del estado | Los hechos del acta; las copias certificadas suelen tener requisitos. | Dónde vive hoy la persona. |
| Decretos de divorcio | Secretario del condado o ciudad donde ocurrió | Los términos del divorcio en el decreto. | Direcciones actuales. |
| Empresas y declaraciones UCC | Secretaría de Estado | Dueños, funcionarios, agentes y gravámenes sobre bienes de negocio. | Las cuentas bancarias de la empresa. |
| Licencias profesionales | Juntas estatales de licencias | Si la persona tiene una licencia vigente y, a veces, dónde ejerce. | No siempre su domicilio particular. |
| Registro de delincuentes sexuales | Estados, reunidos en NSOPW | Personas inscritas en los registros públicos de los estados. | Otros antecedentes penales. |
| Dinero no reclamado | Oficina de propiedad no reclamada de cada estado | Si hay dinero a nombre de una persona en ese estado. | Lo que haya en otros estados. |
| Registros de vehículos | Departamento de vehículos (DMV) del estado | Solo se entregan para usos permitidos por la ley federal. | No están a la venta para cualquiera. |
| Registros históricos y de genealogía | Archivos Nacionales y archivos estatales | Censos, expedientes militares y otros registros antiguos. | El paradero actual de una persona viva. |
Para las actas del registro civil, USAGov en español explica que la copia del certificado de nacimiento se pide a la oficina del registro civil del estado donde nació la persona, y que la copia de un decreto de divorcio se pide a la oficina del secretario del condado o ciudad donde ocurrió el divorcio; su página de copias de documentos del registro civil reúne cada caso. Para el registro de delincuentes sexuales, el sitio nacional NSOPW en español permite buscar en los registros de los 50 estados, el Distrito de Columbia, los territorios y los territorios indígenas.
¿Cómo se buscan los registros de la corte?
Los casos federales, en PACER; los casos estatales, en el portal o la secretaría de la corte del condado o del estado donde se presentaron.
El registro principal que crean las cortes federales es el expediente del caso, con la lista de actuaciones (docket) y cada documento presentado. La búsqueda y la descarga se hacen en PACER (en inglés), que cobra alrededor de diez centavos por página, con un tope por documento. Lo que PACER no tiene: los casos de las cortes estatales, que es donde está la gran mayoría de los litigios civiles, los asuntos de familia y los reclamos menores, además de todo lo sellado o restringido.
Para un caso estatal hay que saber en qué condado se presentó. Muchas cortes estatales tienen un portal de búsqueda por nombre o por número de caso; otras exigen pedir el expediente en la secretaría. Si busca demandas o fallos contra una persona, revise cada condado donde vivió o tuvo negocios. Y si lo que necesita es cobrar un fallo que ya ganó, nuestra guía de cómo cobrar una sentencia en Estados Unidos reúne las guías oficiales en español de varias cortes estatales.
¿Cómo pido un registro que no está en línea?
Por escrito: a una agencia federal, con una solicitud bajo la FOIA; a una oficina estatal o local, con la ley de registros públicos de ese estado.
Agencias federales: la FOIA. Según el sitio oficial FOIA.gov en español, la Ley de Libertad de Información (Freedom of Information Act) dispone que cualquier persona tiene derecho a obtener acceso a registros de dependencias federales, salvo lo protegido por una de nueve exenciones o por tres exclusiones especiales. No hay un formulario obligatorio: la solicitud debe hacerse por escrito, describir razonablemente la información que busca y cumplir los requisitos de la dependencia. Antes de enviarla, hay que determinar qué dependencia tiene probablemente los registros. La FOIA no obliga a las dependencias a hacer búsquedas por usted, analizar datos ni crear registros nuevos.
Oficinas estatales y del condado: la ley de su estado. Cada estado tiene su propia ley de acceso a registros públicos, con sus propios plazos y costos. El Condado de Orange, en Florida, explica en español que los registros no exentos están a disposición de cualquier persona, y que si una solicitud exige un uso extensivo de personal o de recursos informáticos, el condado puede cobrar ese costo además del de las copias. Busque en el sitio web de la oficina que guarda el registro la sección de “public records request” o “registros públicos”.
¿Son gratis los records públicos?
Consultar muchos registros en la oficina o en su portal es gratis o cuesta poco; las copias certificadas tienen cuota; y un informe de un sitio comercial es otra cosa: un resumen de datos que hay que verificar.
Hay tres niveles distintos que conviene no confundir. La consulta en la fuente: muchos condados publican gratis sus índices de propiedad y muchas cortes permiten ver sus listas de casos; PACER cobra por página. La copia oficial: un acta certificada o una copia certificada de un fallo tiene una cuota que fija la oficina, y es el documento que sirve ante una corte o una agencia. El sitio de búsqueda de personas: junta datos de muchas fuentes en un solo informe, pero no es la fuente oficial, puede estar desactualizado y puede mezclar a personas con el mismo nombre. Desconfíe de los sitios que prometen “records gratis” ilimitados o que usan “gov” en su dirección sin ser una oficina del gobierno.
¿Y cuándo conviene una búsqueda profesional? Cuando ya revisó las fuentes gratuitas y el rastro se acabó: la persona se mudó varias veces, tiene un nombre común o aparece en registros de varios estados. Si usted tiene un propósito legal, un dato real de la persona (nombre completo y fecha de nacimiento, una última dirección, un teléfono o un número de Seguro Social) y la persona está en Estados Unidos o sus territorios, puede solicitar una búsqueda de personas en registros públicos. El servicio cuesta desde $129, y le decimos qué buscamos, no le prometemos lo que vamos a encontrar. Para ver qué incluye, lea cuánto cuesta el skip tracing.
¿Qué dice la ley sobre el uso de esta información?
Tres leyes federales deciden casi todo: la FCRA limita los informes de consumidor, la DPPA protege los registros de vehículos y la GLBA protege la información financiera.
La lista de propósitos permitidos de la FCRA es cerrada. La ley federal de informes de crédito justos (Fair Credit Reporting Act), en 15 U.S.C. 1681b(a) (en inglés), dice que una agencia de informes de consumidores puede entregar un informe de consumidor en las circunstancias que enumera “y ninguna otra”: crédito, empleo, suscripción de seguros, una orden judicial, las instrucciones escritas del propio consumidor y una lista corta más. Por eso nuestra distinción importa. Somos una empresa de investigación de registros públicos. No somos una agencia de informes de consumidores y nada de lo que entregamos es un informe de consumidor. Por lo tanto, no puede usarse para decidir sobre empleo, vivienda o alquiler, crédito o seguros.
Los registros de vehículos están prohibidos por defecto. La ley federal de protección de la privacidad del conductor (Driver’s Privacy Protection Act), en 18 U.S.C. 2721(a) (en inglés), dispone que el departamento de vehículos de un estado y sus funcionarios, empleados y contratistas no pueden revelar a sabiendas información personal de un registro de vehículos, salvo en los casos que permite la subsección (b). La regla es la negativa y las excepciones están enumeradas; los datos del DMV no son algo que cualquiera pueda comprar.
La GLBA limita a la institución que revela los datos y, por separado, al que los obtiene con engaños. 15 U.S.C. 6802(a) (en inglés) obliga al banco: una institución financiera no puede revelar información personal no pública a un tercero no afiliado sin antes darle al consumidor un aviso. Es una obligación del que tiene los datos, no un permiso para que otro los obtenga. Y 15 U.S.C. 6821(a) convierte en infracción obtener, o intentar obtener, información de clientes de una institución financiera sobre otra persona mediante declaraciones falsas o fraudulentas. Por eso la información de cuentas bancarias no es un registro público.
Estas leyes también explican por qué rechazamos algunas solicitudes. Alguien que perdió el contacto muchas veces lo hizo a propósito, y una solicitud que parece un intento de llegar a una persona que no quiere ser encontrada recibe más escrutinio, no menos: preguntamos cuál es el propósito legal y rechazamos cuando no lo hay, incluida cualquier solicitud que parezca acecho, acoso o un intento de exponer a alguien en una situación de violencia doméstica o de riesgo para su seguridad. La ley de cada estado agrega su propia capa, así que tome todo lo de esta página como información general y no como asesoría legal para su jurisdicción.
¿Cómo encuentro dinero no reclamado a mi nombre?
Busque primero en la oficina de propiedad no reclamada de su estado y en la de cada estado donde vivió; no existe un lugar único para buscarlo todo.
USAGov en español lo explica en su página cómo encontrar el dinero que tenga sin reclamar: la mayoría de las propiedades que no se reclaman y del dinero que no se cobra queda, después de un tiempo, en poder de los gobiernos estatales, y suele venir de cuentas bancarias inactivas, bancos o cooperativas, pólizas de seguro y agencias del gobierno. Para saber si usted tiene dinero sin reclamar, primero busque en la oficina de propiedad no reclamada de su estado, y consulte también todos los estados donde vivió. Además, no existe un lugar único para buscar todo el dinero sin reclamar, ni una lista de personas que lo tienen; la misma página enlaza las bases de datos federales según la institución que le deba el dinero.
Esta búsqueda es suya: según USAGov, usted debe hacerla directamente con la organización que tiene el dinero.
Fuentes oficiales en español
Las oficinas del gobierno de EE. UU. que publican en español información útil sobre registros, con lo que cada una tiene y lo que no tiene.
USAGov en español
El portal del gobierno en usa.gov/es reúne trámites como las copias de actas del registro civil y la búsqueda de dinero sin reclamar. Lo que no tiene: los registros mismos; le indica a qué oficina dirigirse.
FOIA.gov en español
Explica qué es la Ley de Libertad de Información, cómo se hace una solicitud y qué son las exenciones. Lo que no tiene: los registros de los estados, condados o cortes, que tienen sus propias leyes de acceso.
FTC en español
El sitio de consejos para consumidores de la Comisión Federal de Comercio, consumidor.ftc.gov, cubre robo de identidad, privacidad y estafas. Lo que no tiene: asesoría legal para su caso.
NSOPW en español
El sitio nacional del Departamento de Justicia para buscar en los registros públicos de delincuentes sexuales de los estados y territorios. Lo que no tiene: otros antecedentes penales.
Centros de ayuda de las cortes
Muchas cortes estatales tienen guías en español; las de California, Utah, Maryland, Illinois, Texas y Puerto Rico sobre el cobro de fallos están en nuestra guía de cobro de sentencias. Lo que no tienen: los casos de otros estados.
PACER y Archivos Nacionales
PACER para los casos federales y el portal de genealogía de los Archivos Nacionales (National Archives, en inglés) para censos, expedientes militares y otros registros históricos. Lo que no tienen: el paradero actual de personas vivas.
Si usted cobra deudas, la Oficina para la Protección Financiera del Consumidor (CFPB) publica el Reglamento F, 12 C.F.R. parte 1006 (en inglés), que aplica la ley federal de prácticas justas en el cobro de deudas; su sección 1006.10 regula cómo un cobrador obtiene información de ubicación. Las leyes estatales de cobranza se suman a ese reglamento y muchas veces son más estrictas.
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¿Lee en inglés? La biblioteca completa de guías (en inglés) tiene más de 300 guías por tema, industria y región.
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Preguntas frecuentes
¿Dónde busco registros públicos en Estados Unidos?
En la oficina que creó el registro. Los casos federales y las quiebras están en PACER; los casos civiles, de familia y de reclamos menores, en la corte del condado o del estado; las escrituras y los gravámenes, en el registrador del condado; las actas de nacimiento, defunción y matrimonio, en la oficina del registro civil del estado; y las empresas, en la Secretaría de Estado.
¿Qué son los records públicos?
Es la forma en que muchos hispanohablantes en Estados Unidos llaman a los public records: los documentos que crean o guardan las oficinas del gobierno y que la ley permite consultar al público, como expedientes de la corte, escrituras, registros de empresas y actas del registro civil, con excepciones para lo sellado o protegido.
¿Los registros públicos son gratis?
Consultar muchos registros en la oficina o en su portal es gratis o cuesta poco, aunque PACER cobra por página. Las copias certificadas tienen una cuota que fija cada oficina. Un informe de un sitio comercial de búsqueda de personas no es la fuente oficial y hay que verificarlo.
¿Cómo busco registros de la corte?
Para un caso federal o una quiebra, use PACER. Para un caso estatal, averigüe en qué condado se presentó y busque en el portal de esa corte o pida el expediente en la secretaría. Si busca demandas contra una persona, revise cada condado donde vivió.
¿Cómo encuentro dinero no reclamado?
Busque primero en la oficina de propiedad no reclamada de su estado y en la de cada estado donde vivió. Según USAGov, no existe un lugar único para buscar todo el dinero sin reclamar; su página en español enlaza las oficinas estatales y las bases de datos federales.
¿Puedo usar registros públicos para evaluar a un inquilino o a un empleado?
Si esa decisión se basa en un informe que prepara un tercero, la ley federal FCRA exige que ese informe venga de una agencia de informes de consumidores y se use con un propósito permitido. No somos una agencia de informes de consumidores y nada de lo que entregamos es un informe de consumidor, así que nuestros resultados no pueden usarse para decidir sobre empleo, vivienda o alquiler, crédito o seguros.
¿Pueden ustedes buscar a una persona por mí?
Sí, si usted tiene un propósito legal, un dato real de la persona (nombre completo con fecha de nacimiento, una última dirección, un teléfono o un número de Seguro Social) y la persona está en Estados Unidos o sus territorios. Le decimos qué buscamos, no le prometemos lo que vamos a encontrar. Para un caso sencillo, normalmente recibe una primera respuesta en menos de 24 horas. Le responderemos en español; el informe se entrega en inglés.
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